【1分間で学べる】電話をかけるときの3つのポイント

メイヨークリニック感染症科 松尾貴公先生による連載です｡ 今回は ｢電話をかけるときの3つのポイント｣ について解説します｡

｢相手の時間をいただいている｣という意識を忘れない

電話は便利なツールである一方､相手の時間を強制的に中断させてしまう行為でもあります｡

特に医療現場では､相手も何かの対応中であることも多く､何の準備もなく電話をかけることは､思った以上にストレスを与える原因になります｡

電話をかける側の配慮と準備が､相手との信頼関係やコミュニケーションの質を大きく左右します｡今回は､電話をかけるときに気をつけたい3つのポイントについてご紹介します｡

1. 準備が最も重要

話す内容と目的を､あらかじめ整理する

話がまとまっていないと､用件が伝わらないばかりか､時間だけがかかってしまいます｡用件を箇条書きにしておき､相手にどう動いてほしいのかを明確にしておくことが重要です｡

メモとペンを手元に準備する

相手の発言をすぐにメモできるよう､必ず準備してから電話をかけましょう｡

時間をいただくことへの感謝を忘れない

｢お忙しいなかありがとうございます｣と感謝の言葉を添えることで､丁寧な印象を残すことができます｡

2. 電話の流れを｢型｣で覚える

以下の5ステップを､基本の流れとして覚えておきましょう｡

ステップ1 : 自己紹介と挨拶

｢いつもお世話になっております｡研修医の○○と申します｣

💡明るくはっきりした声で話す｡

ステップ2 : 電話の許可と用件の概要

｢○○の件でお電話いたしましたが､今5分ほどお時間よろしいでしょうか？｣

💡所要時間の目安も伝える｡

ステップ3 : 本題 (結論から話す)

｢ありがとうございます｡〇〇に関してですが…｣

💡結論→理由→補足の順で話す｡

ステップ4 : 終了時の挨拶

｢本日はお忙しいところありがとうございました｡それでは失礼いたします｣

💡相手より後に切る｡

ステップ5 : 相手が不在だった場合の対応

｢恐れ入りますが､また改めてかけ直します｣｢お手数ですが､〇〇様に伝言をお願いできますでしょうか？｣

💡電話の応対者に丁寧に依頼する｡

3. 結論を先に伝える

医療現場では､｢何の用件か｣｢どれくらい急ぐか｣が即座に伝わるかどうかで､相手の動きが変わります｡

例えば｢30歳女性｡ショックバイタルで穿孔性腹膜炎が疑われるため､緊急オペの可否についてご相談です｣というように､先に要点を伝えることで､相手は必要な対応を頭の中で組み立てながら話を聞くことができます｡

電話をかける際には､ 話す順番や内容を明確にしてから話すこと､ また相手の時間を頂戴したことに対する感謝の気持ちを伝えることが重要です｡ 型を身につけることで､  スムーズなコミュニケーションが可能となります｡

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